اگر صاحب یک کسبوکار باشید، احتمالاً خوب میدانید که بیشترین بینظمیهای مالی از کجا شروع میشود:
خریدها درست ثبت نمیشوند، هزینهها پراکندهاند و آخر ماه هیچ تصویر روشنی از پولی که خرج شده ندارید.
اینجاست که ماژول خرید و هزینه حسابفا واقعاً خودش را نشان میدهد. این ماژول کمک میکند تمام خریدها، هزینهها، برگشتیها و حتی ضایعات را یکجا، دقیق و بدون دردسر مدیریت کنید.
در ادامه، بخشبهبخش این ماژول را با هم بررسی میکنیم.
ثبت خرید جدید؛ سادهتر از چیزی که فکر میکنید
اولین قدم در مدیریت مالی درست، ثبت صحیح خریدهاست.
در حسابفا، ثبت خرید جدید به شکلی طراحی شده که حتی اگر حسابدار حرفهای هم نباشید، بتوانید بدون سردرگمی آن را انجام دهید.
هنگام ثبت خرید، اطلاعاتی مثل:
- فروشنده
- تاریخ خرید
- کالا یا خدمات
- تعداد و قیمت
- مالیات و نحوه پرداخت
بهراحتی وارد میشود و بعد از ذخیره، موجودی انبار بهصورت خودکار بهروزرسانی میشود.
یعنی نه دوبارهکاری دارید، نه نگرانی بابت اشتباهات دستی.
مثال واقعی:
فرض کنید یک فروشگاه لوازم آرایشی دارید و از یک تأمینکننده ۵۰ عدد کرم صورت خریداری میکنید.
در حسابفا، یک خرید جدید ثبت میکنید، نام فروشنده را انتخاب میکنید، تعداد و قیمت کرمها را وارد میکنید و خرید را ذخیره میکنید.
بهمحض ثبت، موجودی انبار شما ۵۰ عدد افزایش پیدا میکند و مبلغ خرید هم در حساب فروشنده ثبت میشود؛ بدون نیاز به هیچ ثبت جداگانهای.
فاکتورهای خرید؛ وقتی همهچیز شفاف است
بعد از ثبت خرید، همه اطلاعات در قالب فاکتور خرید ذخیره میشود.
این فاکتورها فقط یک سند ساده نیستند؛ بلکه ابزار کنترل مالی شما هستند.
با فاکتورهای خرید در حسابفا میتوانید:
- سوابق خرید هر فروشنده را ببینید.
- وضعیت پرداختها را بررسی کنید.
- فاکتورها را چاپ یا ویرایش کنید.
- گزارش دقیق از خریدهای یک بازه زمانی بگیرید.
این گونه همهچیز مرتب، قابل پیگیری و بدون ابهام است.
مثال واقعی:
آخر ماه میخواهید ببینید در ۳۰ روز گذشته چقدر از یک فروشنده خاص خرید داشتهاید. کافی است وارد بخش فاکتورهای خرید شوید و نام فروشنده را فیلتر کنید.
تمام فاکتورها، مبالغ پرداختشده و مانده بدهی شما دقیق و شفاف نمایش داده میشود.
برای دریافت مشاوره تخصصی و انتخاب بهترین نرمافزار حسابداری، کافی است فرم درخواست تماس را تکمیل کنید.
برگشت از خرید؛ اصلاح اشتباهات بدون بههمریختگی
در دنیای واقعی، همیشه همه خریدها بینقص نیستند.
گاهی کالا معیوب است، گاهی اشتباه سفارش داده شده یا بخشی از خرید باید برگشت بخورد.
حسابفا برای این موضوع هم راهحل سادهای دارد: برگشت از خرید.
با ثبت برگشت از خرید:
- موجودی انبار اصلاح میشود
- حساب فروشنده بهدرستی تعدیل میگردد
- اسناد مالی شفاف باقی میمانند
بدون اینکه نیاز باشد ثبتهای قبلی را به هم بزنید.
مثال واقعی:
از همان خرید قبلی، ۵ عدد کرم صورت تاریخ مصرف گذشته بوده و باید به فروشنده برگردانده شود.
در حسابفا، یک برگشت از خرید ثبت میکنید و تعداد ۵ عدد را وارد میکنید.
موجودی انبار بهصورت خودکار کم میشود و بدهی شما به فروشنده هم اصلاح میگردد.
فاکتورهای برگشت از خرید؛ نظم در اصلاحات مالی
تمام برگشتها در حسابفا در قالب فاکتور برگشت از خرید ذخیره میشوند.
این یعنی:
- سابقه خرید و برگشت همیشه مشخص است.
- اختلاف حسابها بهراحتی قابل بررسیاند.
- گزارشهای مالی دقیقتر و قابلاعتمادتر میشوند.
چیزی حذف نمیشود، فقط اصلاح میشود؛ دقیق و اصولی.
مثال واقعی:
چند هفته بعد، فروشنده بابت کالاهای برگشتی برای شما یک فاکتور اصلاحی صادر میکند.
شما بهراحتی میتوانید فاکتور برگشت از خرید را در حسابفا مشاهده کنید و مطمئن شوید مبلغ برگشتی دقیقاً از بدهی شما کسر شده است.
همه چیز ثبت شده و قابلپیگیری باقی میماند.
مدیریت هزینهها؛ جایی که سود و زیان مشخص میشود
بخش هزینهها یکی از مهمترین قسمتهای این ماژول است.
چون خیلی از هزینههای کسبوکار اصلاً به خرید کالا مربوط نیستند، اما تأثیر مستقیمی روی سود دارند.
در حسابفا میتوانید هزینههایی مثل:
- اجاره
- حقوق و دستمزد
- هزینه حملونقل
- قبوض
- تبلیغات و بازاریابی
را بهصورت منظم ثبت و دستهبندی کنید.
مثال واقعی:
فرض کنید هر ماه بابت اینترنت فروشگاه ۳۰۰ هزار تومان پرداخت میکنید.
این مبلغ را در بخش هزینهها، با عنوان «هزینه اینترنت» ثبت میکنید و تاریخ پرداخت را مشخص میکنید.
بهاینترتیب، این هزینه همیشه در گزارشهای مالی شما لحاظ میشود.
اگر میخواهید از راهنمایی بهترین کارشناسان نرمافزار حسابداری استفاده کنید، فرم درخواست تماس را کامل کنید.
لیست هزینهها؛ تصویر واقعی از خرجهای کسبوکار
در بخش لیست هزینهها، همه مخارج شما بهصورت شفاف نمایش داده میشود.
این بخش کمک میکند:
- بفهمید پول دقیقاً کجا خرج میشود
- هزینههای اضافی را شناسایی کنید.
- تصمیمهای مالی آگاهانهتری بگیرید.
خیلی وقتها همین گزارش ساده، جلوی ضررهای بزرگ را میگیرد.
مثال واقعی:
در پایان ماه میخواهید ببینید بیشترین هزینه شما مربوط به چه بخشی بوده است.
با مراجعه به لیست هزینهها، متوجه میشوید هزینه تبلیغات از اجاره و قبوض بیشتر بوده و میتوانید برای ماه بعد تصمیم بهتری بگیرید.
ضایعات؛ بخشی که نباید نادیده گرفته شود
یکی از نقاط قوت حسابفا، توجه به موضوع ضایعات است.
کالاهایی که خراب میشوند، تاریخ مصرفشان میگذرد یا در انبار آسیب میبینند، اگر ثبت نشوند، موجودی و سود شما را غیرواقعی نشان میدهند.
حسابفا امکان ثبت دقیق ضایعات را فراهم کرده تا این بخش هم از کنترل خارج نشود.
لیست ضایعات؛ شفافیت در کاهش موجودی
در قسمت لیست ضایعات میتوانید:
- مقدار و تاریخ ضایعات را ببینید.
- علت ضایعات را ثبت کنید.
- تأثیر آن را روی موجودی انبار بررسی نمایید.
این اطلاعات کمک میکند در خریدهای بعدی هوشمندانهتر عمل کنید.
مثال واقعی:
بعد از مدتی بررسی لیست ضایعات، متوجه میشوید بیشتر ضایعات مربوط به یک محصول خاص است.
این اطلاعات کمک میکند در خریدهای بعدی، تعداد کمتری از آن کالا سفارش دهید یا شرایط نگهداری را اصلاح کنید.
جای خالی برخی قابلیتها
با وجود اینکه ماژول خرید و هزینه حسابفا امکانات کاربردی و کاملی دارد، اما مثل هر نرمافزار دیگری میتوان به آن از زاویهٔ بهبود هم نگاه کرد. بعضی قابلیتها هستند که اگر به این ماژول اضافه شوند، تجربه کاربری حرفهایتر و تصمیمگیری مالی دقیقتر خواهد شد.
در ادامه، به چند مورد از ویژگیهایی که میتوانست وجود داشته باشد؛ اما فعلاً در این ماژول دیده نمیشود اشاره میکنیم.
- یادآوری هوشمند پرداخت فاکتورهای خرید
اگر این قابلیت بود چه میشد؟
سیستم قبل از موعد پرداخت، به کاربر یادآوری میکرد که فلان فاکتور خرید هنوز تسویه نشده است.
مثال کاربردی:
یک فروشگاه که خریدهای نسیه دارد، با دریافت یادآوری، دیگر پرداختها را فراموش نمیکرد و اعتبارش نزد تأمینکنندگان حفظ میشد.
- دستهبندی پیشرفته هزینهها به همراه تحلیل هوشمند
جای خالی چه چیزی حس میشود؟
هزینهها ثبت میشوند، اما تحلیل خودکار عمیق روی آنها وجود ندارد.
اگر این قابلیت بود چه میشد؟
حسابفا میتوانست بهصورت هوشمند نشان دهد کدام نوع هزینه بیشترین سهم را در مخارج دارد یا نسبت هزینه به فروش چقدر است.
مثال کاربردی:
مدیر یک کسبوکار متوجه میشد هزینه تبلیغات در سه ماه اخیر رشد غیرعادی داشته و سریعتر تصمیم اصلاحی میگرفت.
- اتصال مستقیم هزینهها به پروژه یا شعبه
جای خالی چه چیزی حس میشود؟
هزینهها بهصورت کلی ثبت میشوند و تفکیک پروژهای ندارند.
اگر این قابلیت بود چه میشد؟
هر هزینه میتوانست به یک پروژه، شعبه یا واحد خاص متصل شود.
مثال کاربردی:
یک شرکت خدماتی میتوانست دقیقاً ببیند هر پروژه چقدر هزینه داشته و کدام پروژه سوددهتر بوده است.
جمعبندی
اگر بخواهیم واقعبینانه نگاه کنیم، مدیریت خرید و هزینه یکی از آن بخشهایی است که اگر درست انجام نشود، خیلی آرام و بیسروصدا به کسبوکار ضربه میزند. ثبت ناقص خریدها، فراموششدن هزینهها یا نادیدهگرفتن ضایعات، همه میتوانند تصویری غیرواقعی از سود و زیان بسازند.
ماژول خرید و هزینه حسابفا دقیقاً برای همین طراحی شده است؛ تا خریدهای جدید، فاکتورهای خرید و برگشت از خرید، هزینههای روزمره و حتی ضایعات کالا، همگی در یک سیستم منظم و قابلاعتماد ثبت شوند. این ماژول کمک میکند بدانید پول کجا خرج شده، چه کالایی واقعاً سودده بوده و کدام بخش نیاز به اصلاح دارد.
در کنار این امکانات، بعضی قابلیتهای پیشرفتهتر مثل تحلیل هوشمند هزینهها یا یادآوری پرداختها میتوانند در آینده این ماژول را کاملتر کنند. اما واقعیت این است که همین امکانات فعلی هم برای بیشتر کسبوکارهای کوچک و متوسط، کاملاً کاربردی و کافی است.
برای آشنایی بیشتر با نرمافزارهای حسابداری ایرانی، بلاگ شاتوت را دنبال کنید.